Để ghi nhận tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1-C/VP về công tác công văn thư, giấy tờ, trong đó đã chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá “Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Nhận thức rõ về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ. Trong những năm qua, Văn phòng Huyện ủy Đồng Văn luôn quan tâm, chú trọng đến nâng cao chất lượng hoạt động và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ từ rất sớm.
Văn thư Văn phòng Huyện ủy phát hành văn bản qua mạng
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực hiện nhiệm vụ văn phòng nói chung cũng như công tác văn thư, lưu trữ nói riêng đã cung cấp đầy đủ thông tin, chính xác, gọn nhẹ và kịp thời, đáp ứng mọi yêu cầu của lãnh đạo trong việc ra quyết định và tiến hành công việc hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã hoàn toàn thay thế lao động thủ công sang tự động hóa các nghiệp vụ của công tác văn thư, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu trữ văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Trong nhiệm kỳ 2020-2025, đã thực hiện ký số trên 500 văn bản, phát hành qua mạng trên 8.200 văn bản, nhận và lưu trữ trên 16.600 văn bản điện tử; đã có 61 cuộc họp Ban Thường vụ Huyện ủy được cài đặt hệ thống phần mềm điện tử với trên 2.100 tài liệu cuộc họp được phát hành thông qua hệ thống Lotus Notes và là một trong những huyện tiên phong thực hiện thành công việc gửi tài liệu họp Ban Thường vụ Huyện ủy qua hệ thống Lotus Notes trên địa bàn tỉnh Hà Giang.
Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo; thường xuyên cập nhật các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; thực hiện nghiêm túc việc cập nhật danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ của cơ quan trên hệ thống theo đúng quy định hiện hành.
Trong thời đại thông tin như hiện nay, nếu công tác văn thư chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tài liệu của các cán bộ trong cơ quan, cũng như việc lãnh đạo chỉ đạo, điều hành của Thường trực Huyện ủy và nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác. Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ không làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác những nhu cầu được đề ra.
Xuyến Thanh - Văn phòng Huyện ủy
